Aquí tienes 5 consejos clave para estructurar eficazmente tus carpetas y subcarpetas. ¿De dónde los sacamos? Claro, de los años que llevamos trabajando con la metodología de las 5S digitales. Si quieres pasar de la teoría a la práctica, te adelantamos convocatoria: el 15 de abril puedes comenzar el tránsito hacia una gestión más eficiente de tu entorno digital de trabajo. Desde esa fecha y hasta el 24 de junio llevaremos a cabo un programa para implantar en un área piloto la metodología de las 5S digitales y que así puedas «aprender haciendo» para luego extender esta forma de trabajar a otras áreas de tu organización.
Información completa del programa de Implantación de las 5S en un entorno digital de trabajo: PDF, información web.
Índice de contenidos
1. Diseña la estructura teórica antes de mover nada
No empieces a crear carpetas sobre la marcha. Es fundamental diseñar primero el «árbol de contenidos» lógico, preferiblemente consensuado con el equipo.
- Utiliza mapas mentales: Herramientas visuales (como XMind) ayudan a visualizar la jerarquía completa y detectar incoherencias antes de implementarla.
- Elige un criterio claro: Decide si agruparás por procesos, áreas funcionales, cronología o proyectos, y mantén esa lógica.
2. Aplica la regla de «Menos es más» (simplicidad)
Una estructura demasiado profunda dificulta la navegación. El objetivo es llegar al contenido con los mínimos clics posibles.
- Limita los niveles: Evita crear demasiados subniveles. Si una carpeta contiene pocas subcarpetas (4 o menos), valora si pueden integrarse en el nivel superior.
- Evita el scroll: Intenta que el número de carpetas dentro de una unidad permita ver todo el contenido de un vistazo, sin necesidad de desplazar la barra lateral.
3. Elimina los «cajones de sastre»
Es vital prohibir el uso de carpetas genéricas que terminan siendo vertederos de información sin clasificar.
- Prohibido «Varios»: Evita nombres como «General», «Otros», «Informes» o «Trabajos», ya que invitan al desorden.
- Usa una «Jaula»: En su lugar, habilita una carpeta específica llamada «Jaula» o «Pendientes de clasificar» para los archivos dudosos, y revísala periódicamente para vaciarla,.
4. Utiliza numeración para forzar el orden visual
El orden alfabético no siempre es el más lógico para el flujo de trabajo. Puedes controlar cómo se presentan las carpetas usando códigos numéricos al inicio del nombre.
- Secuencias lógicas: Usa prefijos como 01_Actas, 02_Informes… y piensa si tiene sentido un documento al principio del estilo 00_DocMaestro para explicar algo sobre la carpeta en cuestión o para resumir ciertos contenidos. Piensa de qué forma las carpetas pueden aparecer según su orden de importancia o uso, y no por su letra inicial,.
- Deja espacios (buffers): Al numerar, deja huecos (por ejemplo, usar 10, 20, 30 en lugar de 1, 2, 3) para poder insertar nuevas carpetas en el futuro sin romper la estructura ni tener que renombrar todo.
5. Define responsabilidades y restringe la creación
Para mantener la estructura a largo plazo, es necesario evitar que cualquier usuario pueda alterarla arbitrariamente.
- Asigna propietarios: Cada carpeta o rama del árbol debe tener una persona responsable de su mantenimiento y orden,.
- Congela los niveles superiores: Se recomienda prohibir técnicamente la creación de nuevas carpetas en el primer o segundo nivel de la jerarquía; esto debe hacerse solo bajo consenso para no desvirtuar el árbol diseñado.
¿Qué te parecen estos consejos básicos? ¿Crees que te pueden ayudar?
Imagen destacada vía Banana Pro
Descubre más desde Consultoría artesana en red
Suscríbete y recibe las últimas entradas en tu correo electrónico.