Bueno, vamos con consejos sobre 5S digitales, pero no olvidemos estos otros que dejo en la imagen destacada de este post. A lo mejor son más importantes, ¿no? ;-)
De la mano de Jon Campos, de Euskalit, hemos desarrollado un par de sesiones sobre evaluación de 5S digitales. Euskalit vive en sus propias carnes esta metodología de las 5S, tanto en físico como en digital. Así que Jon se animó a preparar un ejercicio que ofrecía a quienes participaron en estas dos jornadas material con el que salsear. Preparamos un formulario con 15 preguntas y, tras una primera sesión introductoria, este miércoles pasado hemos estado repasando las respuestas y ofreciendo pistas que ofrezcan feedback de calidad a quienes se animen a someter sus 5S digitales a una evaluación externa.
Finalmente, con las dos jornadas ya realizadas, cogí el compromiso de hacer una selección de herramientas para evaluar proyectos de 5SD. Lo he reconvertido en «consejos» porque, aunque implican herramientas, creo van más allá. Siempre digo que la tecnología hoy es una y mañana será otra. Eso sí, los diez consejos que ofrecemos procuran tomarle el pulso a la inteligencia artificial para integrarla como apoyo en la evaluación de 5SD. Nos vamos a remitir a la que proviene de Google, pero bien se puede trasladar a otros proveedores de IA.
Y una última cuestión antes de ir con el repaso de consejos/herramientas: las 5SD buscan hacerte a ti a tu equipo la vida más cómoda en la selva de documentación digital con la que tenemos que lidiar. Tiene que ver, básicamente, con efectividad: con hacer lo que hay que hacer empleando los recursos suficientes. Es algo de lo que hemos escrito aquí en más de una ocasión.
Índice de contenidos
1. El mapeo: lista archivos, carpetas y subcarpetas
Es el punto de partida. La IA necesita materia prima de calidad y esta es una forma de dársela. Si vamos a evaluar cómo gestiona un determinado departamento su documentación digital o cuál es el árbol de contenidos en torno a un proceso, necesitamos el mapeo inicial. Lo más directo, en un entorno de Windows, es a través del Powershell, pero hay otras opciones. Y sí, puede ser tan sencillo como habilitar una opción en el menú contextual –por ejemplo, con EasyContextMenu– o tener a mano una pequeña utilidad como Folder-To-TXT.
2. Conversa mediante IA con ese listado
Si tienes el listado de archivos, carpetas y subcarpetas, sácale lustre con ayuda de la IA. Te recomiendo algo muy simple, copia ese listado en una hoja de cálculo y conversa mediante IA con el documento. En un entorno de Google, usa la funcionalidad de Gemini, para ir preguntándole al listado. Primero dile que te haga un resumen para ver si ha entendido el sentido del listado. Luego, comienza a jugar: cuántos niveles de carpetas hay, qué tipo de ficheros, qué promedio de ficheros por carpeta… Prueba también con preguntas «difíciles» para que ver qué tal se comporta: ¿alguna sugerencia para simplificar la estructura de carpetas y subcarpetas?
Bola extra: si el listado lo haces incluyendo tamaño de los ficheros, fechas de creación y modificación de documentos o personas usuarias, ya tienes más elementos con qué jugar. Por ejemplo, puedes ordenar por antigüedad, buscar ficheros creados/modificados a partir de cierta fecha… y muchas otras cosas. Todo esto sin entrar al contenido de los documentos.
3. Convierte a mapas mentales
Visualizar el árbol de contenidos es fundamental porque permite entender el bosque, pero sin perder la referencia de los diferentes árboles que lo componen. Sobre todo en una fase de creación de nuevas estructuras, la flexibilidad de un mapa mental es un diamante en bruto. Yo uso XMind. Truco fundamental: aprender a importar directamente el listado en el mapa mental para que haga la magia de convertirlo de forma automática. Y sí, estos dos pasos: crear el listado e importarlo a XMind se pueden automatizar a través del Powershell. Claro que esto quizá sean 5S digitales avanzadas, pero conviene desarrollar un espíritu proactivo. Recuerda que buscamos efectividad: hacer lo que hacer pero en menos tiempo.
4. Convierte normativas de 5SD en cuadernos (Notebook LM o similar)
Entramos de lleno en las posibilidades de la IA actual. Si nos aportan normativas o documentación que explique cuestiones relacionadas con las 5S digitales, conviene emplear, por ejemplo, Notebook LM. Además de disponer de un chat para interactuar con estos contenidos, vas a poder mostrar el detalle de las normas, procedimientos o protocolos en formatos mucho más amables. Ah, y sin olvidar que puedes generar cuestionarios para determinar hasta qué punto una persona de esa organización responde correctamente a preguntas relacionadas con la metodología implantada. Fíjate, en qué se convierte la metodología de 5SD de Euskalit como infografía resumen generada con IA.
5. Menos es más: varios archivos en un único PDF… ¡con marcadores!
De un tiempo a esta parte cada vez veo que el diseño y gestión de ficheros PDF es más relevante en la metodología 5SD. Además del plus de trabajar con un estándar –norma ISO 32000-1:2008–, su flexibilidad nos permite crearlos con uso de marcadores para una navegación ágil. Cuando decimos que menos es más enseguida nos viene a la cabeza una funcionalidad básica: convertir varios archivos en un PDF único. Sí, para ello necesitas una herramienta de gestión de PDF potente. Yo uso Foxit, pero el abanico de opciones en el mercado es amplísimo.
En el ejercicio que nos propuso Jon, convertí cuatro ficheros que explicaban diversos aspectos de la normativa relacionada con 5SD en un único PDF con marcadores internos. Es algo que tengo a un clic de distancia en el menú contextual de Windows (ojo, el clásico, el que venía en Windows 10). Selecciono varios archivos y…
6. Pídele a la IA «su» evaluación como otro input más
Ya puestos, no me cortaría a la hora de usar Gemini, Copilot, ChatGPT o cualquier otro monstruito de la IA actual. Sin endiosarla, por supuesto, pero nos puede descubrir pistas. Este es el prompt que empleé para que me diera «su» evaluación… con algunos errores de por medio (menos mal jejeje).
Te voy a dar, por un lado, una estructura de carpetas, subcarpetas y ficheros. Además, te voy a aportar una serie de criterios de 5S digitales para trabajar con esa estructura. Hazme un breve informe del nivel de cumplimiento o no de lo que indican los criterios. La estructura la copio y pego aquí y los criterios los aporto a través de un PDF.
7. El menú contextual es 2S en estado puro
Ya veis que he hecho alusión varias veces al menú contextual. En 2S nos preguntamos qué usamos frecuentemente y cómo dejarlo accesible. Lo hacemos tanto en las 5S físicas como en las digitales. De nuevo vamos en busca del tiempo perdido. ¿Cómo reduzco el número de clics que hago al día? Pues nada como el menú contextual. Depende de lo que quieras hacer con él, te recomendaría alguna de estas tres alternativas:
- La ya mencionada EasyContextMenu.
- ShellExView para un trabajo más intensivo con el registro (nos interesa, claro está, el tipo de extensión. «ContextMenu»).
- Echar mano de Powershell, por ejemplo, a través de chatear con Gemini u otra IA.
8. Automatiza: alertas de detección temprana de no conformidades
Si hablamos de Windows, ya ves que estamos echando mano en más de una ocasión del Powershell. Y no, no hace falta que seas una persona experta. Como te comento en el punto anterior, puedes ayudarte de la IA para generar pequeños scripts de rastreo automatizado. Solo tienes que decidir dónde quieres alertas tempranas para que no se nos vaya de la mano nuestra implantación de 5S digitales. Luego, viene la generación de scripts. Sí, puede ser arduo, pero con Gemini todo va a ser más fácil. Por supuesto, hay documentación de fondo de Microsoft. Todo tiene que ver con la combinación de scripts y el Programador de Tareas (Task Scheduler). De verdad, parecía solo reservado a gente experta hasta que llegó la IA.
9. Devuelve información a las personas usuarias y gamifica las 5S digitales
Usa Notebook LM con un enfoque pedagógico. Crea fichas didácticas y cuestionarios, prueba con podcasts, vídeos o presentaciones. Deja de Notebook LM te vaya proponiendo contenidos que entren de una manera más amable. Si queremos mantener las 5SD necesitamos personas usuarias comprometidas. ¿Pedimos esfuerzo? Bueno, vamos a hacer que resulte ameno. Hoy en día Notebook LM nos ofrece seis funcionalidades básicas. Tenemos que jugar con ellas para ver cómo nos ayudan a incrementar nuestra efectividad digital, personal y de equipo.
10. Menos es más: ¿el decrecimiento en volumen digital?
Este es un consejo «diferente». ¿Cuál es la huella de carbono de cada consulta a una IA?, ¿cuánto nos cuesta en términos de impacto en sostenibilidad el manejo de cada vez mayores volúmenes de información digital? No, no es gratis. Ni desde el punto de vista económico ni desde el ecológico. Cada vez que hacemos una consulta hay consumo energético, emisión de CO2 y consumo de agua (porque hay que refrigerar los centros de datos). La metodología 5SD juega con el mantra «Menos es más». Sí, merece la pena, también por dejar un mejor planeta a quienes vienen por detrás.
¿Nos contradecimos? Es inevitable. Pero si perdemos el pensamiento crítico con la IA y con la digitalización en general, entonces sí: Houston, tenemos un problema.
P.D. Otro día, sí que sí, hago mi lista de 10 herramientas favoritas.