20 prácticas de correo electrónico vía 5S digitales

Actualizo un post que publiqué hace unos años. Añado algunas prácticas más derivadas de esa permanente experiencia de uso intensivo de esa herramienta que la carga el diablo (o no): el correo electrónico. Ánimo, que tú puedes ;-)

 

1. La peor decisión con un correo es la que no tomas.

No conviene procrastinar con un correo. Por defecto, quedan ahí, en la bandeja de entrada. Si no haces nada, no hay magia que los saque de ahí. Cuando, de repente, se comienzan a acumular, el trabajo se pone feo. Llega un momento que puedes perder la batalla y Diógenes empieza a apoderarse de tu correo electrónico. Hazlo: archívalo, contesta, elimínalo. Sea lo que sea, haz algo.

2. Cada correo en su casillero: etiquetas.

Ya lo hacíamos con el correo clásico, en papel. Llegaba y lo clasificábamos en casilleros. Ahora es lo mismo, pero con un nuevo concepto: la etiqueta. Y sí, puedes crear etiquetas y subetiquetas. Esa arquitectura debería reflejar tu organización mental, la que aplicas también a ficheros o incluso a tus tareas.

3. Ambrosio, haga el favor de clasificarme automáticamente el correo: los filtros.

Nuestro mayordomo es capaz de trabajar de forma automática y arreglarnos la bandeja de entrada para que luzca prácticamente vacía. Si antes decíamos que hay que usar etiquetas, Gmail (y otras aplicaciones de correo) permiten el uso de filtros que hacen con el correo lo que le digamos. Una acción lógica puede ser etiquetarlo cuando cumple cierta condición, ¿no?

4. Vale, mejor si aprendemos a emplear bien la superbúsqueda de correos.

Porque, al menos la de la Gmail, hay que reconocerlo, es una superbúsqueda. Puedes afinar la búsqueda todo lo que quieras. Así que, lo has adivinado, la tentación de no clasificar tu correo vive arriba, en la barra de búsqueda.

5. ¡A jugar! Pintamos y coloreamos nuestros correos.

Entre tantos correos, los colores nos pueden ayudar a distinguirlos rápidamente. En 5S físicas empleamos el color en la 4S para detectar de forma rápida si algo no está bien. En el correo de Gmail dispones de colores para las etiquetas y también tienes a tu disposición una serie de marcadores con formas y colores diferentes para marcar aquellos correos que lo merezcan.

6. ¿Borrar? Qué y cómo eliminar: Google Takeout, por favor.

Una buena práctica es, evidentemente, borrar correos. ¿Cómo hacerlo y quedarte con la tranquilidad de que, por si acaso, los podrás recuperar? En mi caso, por ejemplo, los exporto mediante Google Takeout. Es decir, «salen» de la aplicación de correo y van a un ZIP que queda ubicado junto con los ficheros del proyecto en cuestión. Ten en cuenta que puedes exportar correos por etiquetas. Elige la que quieras (o las que quieras) y quédate con la tranquilidad de que no los has «eliminado» radicalmente. Tan solo los has sacado del correo para llevarlos a otro sitio.

7. Ambrosio, me automatice algunos trabajos, por favor: las plantillas.

Nuestro mayordomo digital también nos puede ayudar con otra buena práctica: la contestación automática de determinados correos. Puede ser útil que tengamos ciertas plantillas preparadas para contestar correos con un mismo texto de partida.

8. 5SD también en el asunto y en el cuerpo del mensaje.

Las 5S digitales incluyen en su metodología una serie de prácticas que son, prácticamente, de aplicación universal. Pues bien, el asunto y el cuerpo del correo también pueden incluir algunos tips en este sentido: destacar texto en negrita o con color, contestar solo a aquello que nos interesa, modificar el nombre del asunto según cómo cambia el tema de conversación…

9. Correos y tareas, correos y calendarios. Cada cosa a su sitio: ¡¡2S!!

Cuando un correo electrónico tiene más sentido que se convierta en una tarea… no hay duda, mejor si lo llevamos a la aplicación de tareas (con Google Tasks, por ejemplo, esto queda a un clic). Y cuando el correo está sirviendo para convocar una reunión, mejor si lo llevamos al calendario, ¿no? Es decir, mejor si no usamos el correo para todo.

10. Comandos a un clic: el botón derecho es un invento.

Una vez que tienes seleccionado un correo en la bandeja de entrada, haz clic con el botón derecho. Esa es la magia: podrás acceder (a día de hoy, al menos) a 14 acciones sin necesidad de buscarlas entre las opciones de los menús. Entre ellas, algunas especialmente útiles pueden ser: reenviarlo como fichero adjunto, etiquetarlo, llevarlo a tareas o activar directamente una búsqueda de correos similares.

11. Práctica para detectar phishing.

Ya sabemos que buena parte de los virus y del malware que nos entra llega a través de los correos electrónicos. Así que no está de más que practiques al respecto. Mira a ver qué tal se te da detectar correos maliciosos empleando este cuestionario de Google.

12. ¡¡Adjuntos fuera!!

Nos acordamos de Mazinger Z, ¿verdad? Vale, eso si tienes una cierta edad. ¡¡Puños fuera!! Lo decía Mazinger Z cuando entraba en batalla para defender el bien. Pues con el correo electrónico lo mismo, pero pensando en los ficheros adjuntos. Créeme, los carga el diablo. Si puedes enviar enlaces (sobre todo si es un correo que envías a colegas de tu trabajo), mucho mejor.

13. Guardar correos como PDF

A veces puede convenir guardar un correo no en la aplicación de correo. Puede ser una forma de sacar algo de tu espacio personal (a fin de cuentas tu correo lo es) y llevarlo a un lugar común para que otras personas sepan del asunto. Pero también puede ser una manera de guardar solo algún extracto de un correo: por ejemplo, selecciona el texto que quieras e imprímelo como PDF.

14. Al terminar la jornada, bandeja de entrada vacía.

Ya lo estabais intuyendo, ¿verdad? Pues sí, la bandeja de entrada no es un lugar para almacenar los correos. Gmail dispone de la función «archivar» para eso. Conviene distinguir ambas.

15. El mejor correo es el que no envías o el que no recibes.

Menos es más. Esta es la regla que nos guía en las 5S digitales. ¿De verdad tienes que enviar ese correo? ¿Y qué me dices de ese correo que has recibido? ¿Deberías decirle a quien te lo envió que ni se le ocurra volver a hacerlo? Ya sabes que Ambrosio puede hacer cosas por ti: incluso eliminar directamente correos de determinadas fuentes o que cumplan ciertas condiciones. Un tipo eficiente, este Ambrosio.

16. Kill the Newsletter!

Lo tengo claro: no quiero newsletters en mi bandeja de entrada. Para eso tengo un lector de feeds. Una cosa es un correo y otra un envío masivo de e-mail marketing. Reconozco que todavía tengo alguna newsletter vía correo, pero estoy a un paso de que todas ellas hayan recibido su correspondiente de fuego purificador. Kill the Newsletter es una opción. Otra hacerlo a través de tu lector de feeds RSS, si es que te la opción de suscribirte a newsletters, claro.

17. Personaliza la interfaz

Siéntete a gusto con la apariencia de tu correo. Hazlo amable. Emplea una gama cromático o un tema que te transmita tranquilidad. Puede parecer asunto menor, pero todo cuenta para llevarnos bien con esta moderna carga laboral de la digitalización. Gmail, por ejemplo, te ofrece muchas posibilidades. A veces, eso sí, pueden ser hasta demasiadas.

18. Activa la posibilidad de cancelar el envío

Date una segunda oportunidad: ¿te acabas de dar cuenta de que te has equivocado con el envío de este correo que acaba de salir? No pasa nada. Concédete hasta 30 segundos para cancelarlo.

19. Destaca correos: unos pocos son relevantes

Marca correos que son especialmente relevantes, pero no los dejes a vivir contigo mucho tiempo. Cuidado, pueden ser tareas y para eso tenemos Google Tasks, por ejemplo. No es sano convivir con muchos correos destacados al mismo tiempo. Mi consejo: revísalos a diario para sacarlos de esa «relevancia inicial».

20. Destaca mediante emojis correos especialmente relevantes que vayas a enviar

¿Cómo destacar en las habituales bandejas de entrada de correo tan sobrecargadas? Sí, con emojis. Eso sí, piénsalo bien y no abuses. Ya hay gente que lo hace; no somos las únicas personas a las que se nos ha ocurrido. Elige bien el emoji y ten en cuenta a quien va a recibir el correo. Pero, en cualquier caso, yo que tú intentaba que ciertos correos no pasen desapercibidos para quien los vaya a leer. De ahí el recurso, selectivo, a los emojis.

 

Espero que te sean útiles los consejos. Nadie dijo que fuera fácil, pero sí, la bandeja de entrada vacía existe, aunque te cueste creerlo